今さら聞けない電子印鑑の基本&ハンコ利用方法を一挙紹介!

by | May 10, 2021 | DottedSignについて

ここ1年、リモートワークの促進で文書の電子化は急速に進みましたが、日本には未だハンコ文化が根強く残っています。

しかしハンコ文化もいよいよ危機を迎えています。つい先日、日本政府から行政手続きの99%押印廃止を掲げた「デジタル社会形成関係整備法案」が可決されました!

そこで今、熱い注目を浴びているのが電子印鑑(デジタルハンコ)です。(結局ハンコ…苦笑)

日本企業では、業務の中で会社印、代表者印、役職印などさまざまなハンコが使われています。私も以前の会社で経理を務めていたときは、10種類以上のハンコを使い分けていました。一旦押し間違ると、全部最初から作り直しという悲しい思い出もありました…。

皆さんの中でも、同じような経験をした人は多いのではないでしょうか?

しかし電子印鑑を利用すれば、そんな悩みとはおさらばできます!そこで今回は、ハンコの電子化を目指す方々に、電子印鑑の基本から法的な問題、そして今大注目の電子印鑑の作り方、最後にオススメのサービスを、たった5分でお伝えします!脱ハンコをいち早く実践して、行政の波に乗り遅れないようにしましょう!

ハンコ

電子印鑑の基本

電子印鑑とは、パソコンやスマートフォンなどから、電子文書に捺印ができる印刷データのことを指します。ハンコ文化が根強い日本企業では、ハンコの問題で請求書や見積書などの電子化が進まないケースがありますが、電子印鑑を使うことで、電子文書にも今まで通りのハンコを押せるようになります。

電子印鑑を使うメリットはたくさんありますが、特に文書の電子化による紙書類の印刷コスト削減や、保管代の削減、業務の効率化などがあげられます。

ただ一方デメリットもあります!それは電子印鑑が容易に複製できる点です。そのため印鑑データの盗難には十分注意が必要です。

またフリーソフトやExcelなどで自作した電子印鑑は文書の法的立証能力が弱く、もし契約等でトラブルになれば不利になる可能性が高いです。さらに電子印鑑の導入時には、取引先の理解も必要です。

そこで次は、法律トラブルを避けるために絶対覚えておきたい「2種類の電子印鑑」について説明します。

契約

電子印鑑の2つの種類

① ハンコの印影を画像に変換した電子印鑑

こちらはハンコの印影をそのまま画像にするので、紙に押印した印影をデータ化するだけで簡単に作成できるというメリットがあります。PC備え付けの機能や無料ソフトを使って自作すること、またインターネットで印影画像を購入することも可能です。無料〜低価格で簡単に作成できるため、誰でも手軽に利用できます。

ただし大きなデメリットとしては、誰でも改ざんできるため、法的な証拠能力が非常に弱い点です。そのため主な使用先は、社内資料などに限定されてしまうことが考えられます。

② 使用者の識別情報も含めてデータ化された電子印鑑

このタイプは一見ただの印影に見えますが、中に印鑑の使用者や押印日時などのデータが組み込まれています。メリットとしては法的な証明能力を持つので、紙資料の捺印とほとんど同じ用途で使うことができます。

デメリットとしては専門のサービスを利用する費用がかかることや、クライアントの理解を得る必要がある点です。現在は多数の会社が電子印鑑サービスを提供しており、セキュリティレベルもさまざまです。よく電子帳簿保存法などの要件を確認した上で、自社にあったサービスを選ぶようにしてください。

ハンコ

電子印鑑の自作方法とおすすめサービス

電子印鑑の使用を始めたい企業に向けて、電子印鑑を自分で作成する方法と、法的証拠能力を持つ電子印鑑のサービスを紹介します。

① 電子印鑑を自作する方法

Excelで作成する一番簡単な方法を紹介します!私も実際に作ってみたので、皆さんも図を参考に作成してみてくださいね!たった5分で完成します。

ただし法的証拠能力などは一切持たないので、その点にはくれぐれもご注意の上で利用してください。

  1. エクセルを起動し、挿入>図形>丸型 を選択する
  2. 図形の書式設定>図形の塗りつぶし>塗りつぶしなし を選択する
  3. 図形の枠線>枠線「赤」 を選択する
  4. 挿入>テキストの挿入>テキストボックスの挿入>縦書きテキスト ボックス を選択する
  5. フォント>楷書体など を選択する(お好みで変更)
  6. ページレイアウト>枠線 からチェックを外す
  7. スクリーンショット機能で切り取り、保存する(必要に応じてペイント等でサイズ・余白調整)
ハンコ エクセル

ハンコ エクセル

② 証明力のある電子印鑑サービスを利用する方法

日本の印鑑といえば歴史があるシャチハタですよね!そのシャチハタから、電子印鑑のサービスが提供されています。もし第三者との契約等で電子印鑑を利用したいなら、少々高いですがセキュリティ・法律対策も万全のBusiness版サービスをお勧めします。

シャチハタ印鑑

費用:Standard版は110円(税込)、Business版は330円(税込)/1印面数あたり

内容:紙で行っていたワークフローを、運用を変えることなくデジタル化できるクラウド型の電子決裁サービス。電子印鑑を利用するので、稟議書などの社内文書から、請求書、注文請書などの取引先との決裁文書に至るまで対応している。Business版では本人認証の強化や、タイムスタンプの付与も行っており、第三者との契約でも安心して使える点がポイント。

電子署名サービスの活用

最後に電子印鑑を検討している企業の皆様に、とっておきの情報を提供します!どんな電子文書にもサインする方法、それは「電子署名サービス」を利用することです。

ハンコ文化がまだまだ根強い日本企業ですが、世界的に見ると電子契約に電子印鑑を用いているケースは実は少ないです。

ではアメリカやヨーロッパではどうしているのでしょうか?答えは電子署名サービスの利用です。日本でも2001年に電子署名法が成立し、法的要件を満たした電子署名であれば文書の法的効力が確実に守られることが明記されています。

電子署名とは、公開鍵暗号方式と呼ばれる技術を用いた文書の暗号化を指します。電子署名を利用することで相手の確認、なりすましの防止、改ざんの防止が行えるので法律対策としてもバッチリです。

またクラウド型電子署名サービスを利用すれば、自分で暗号データを管理する必要がなく、取引相手の特別な手続きも不要のため、スムーズに書類の電子化を実現できます!

そこで最後に、Kdanのクラウド型電子署名サービス「DottedSign」を紹介したいと思います。

Kdan

世界で2億ユーザーが使うPDFアプリを作った台湾Kdan社が提供する「DottedSign」は、全てのデバイスから契約書の準備〜契約の完了までが行えます。オンラインでドキュメントに署名するので、外出中でも迅速かつ安全、法的拘束力のある方法で電子署名が可能です。

スタートアップ、中小企業から大企業まで、個人でもチームでも使われており、また改ざん検知機能や、ワークフロー機能も備えています。他に監査確証になるトラッキング機能もあり、監査・法律対策とも万全です!

日本政府が脱ハンコに動き出した今、一足先に脱ハンコを目指して動くことは間違いないと思います!ぜひこの機会に、KdanのDottedSignの便利さを試して実感してください!こちらから無料トライアル申し込みが可能です。

このブログが、電子印鑑の利用を考えている皆様のお役に立てば幸いです!

※本ブログで紹介した方法で作成した電子印鑑において法律上の問題が発生した場合、Kdanは一切法的責任を負いません。ご自身の責任において作成・運用をしてください。

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