契約書をPDF化した際の電子サインの有効性を徹底解説

by | May 3, 2021 | DottedSignについて

こんにちは Kdan のライター佐藤です。

突然ですが、皆さんは電子メールで PDF にして送られてきた契約書をどのように処理していますか?
恐らく多くの方は印刷をして、上長から捺印の許可をもらって、捺印した後にお客さんに郵送をしていると思います。

「えっ、うちの会社では契約書を全て電子化して電子サインで済ませてます」って強者もいるかもしれませんが、そんな方はほんの一握り方と思います。

ではなぜ一握りなのか?それは多くの人が電子サインについてあまり知らないからだと思います。

ちなみに一度契約書を印刷してサインをした後、PDF に電子化した契約書も実は法的な効力があるのをご存知でしょうか?残念ながら多くの方はこの事を知らないと思います。日本では電子サインは法的な効力を持ちます。

また、海外の会社と取引を行う企業の中には、契約書サインをしてもらった後、原本が郵送されないから困ると感じている方もいると聞きますが、原本を保管していればそのままでも法的な効力があります。

このようにコロナ渦で出勤が困難になったにも関わらず、電子サインや電子化が進まないのは電子サインや電子文書に対する理解が欠如しているからと思います。

そこでこのブログではまず日本における電子サインの法的な効力についてお話をしたいと思います。また、日本国内の PDF 化された電子サインの対応のみならず、海外の事例もご紹介したいと思います。PDF 化された契約書の対応に困っている方には必見です!

日本における電子サインの法的な効力

日本では電子サインはきちんと法的な効力があります。電子サインに限らず、一度印刷して捺印後にスキャンしたドキュメントにもきちんと法的な効力があります。

日本において法的な効力がある契約書の定義は皆さんが考えているよりもシンプルで、主に2つです。一つは真正性、つまり契約書にサインをしているのが本人か否か、ということとサインをする本人に承諾の意思があるかないかです。

つまり、捺印された契約書をスキャンして PDF にした文書も、捺印した人物がメールで特定出来るようであれば 真正性が確認でき、尚且つ承諾の意思も確認できるので問題ありません。

参考:営業現場で使える!英文契約書のポイント 第12回 電子データでの契約締結

ただし、PDF化した捺印済み/署名済みの契約書はいくつか注意点が必要なので、その点について簡単に述べたいと思います。

PDF化した契約書の処理

契約書に捺印して PDF 化したものを相手に送れば問題ないってなんだか心配になりますよね。ご察しの通り、いくつかのポイントを抑えなければ問題があります(笑)そこで、簡単にポイントをお伝えします。

  1. 印刷してPDF にした原本は残しておく
  2. 電子サイン/電子署名を PDF やその他の電子ファイルに直接使う場合は、電子サインを用いて契約を締結する旨を書く
  3. 契約書の真正性を確保する

一つ一つ説明をします。 PDF にして送られてきた契約書を一度印刷してから捺印をしてスキャンした場合、捺印をした文書を保存しておく必要があります。
それは契約書に大抵「本証書2通を作成し、甲乙各1通を保管する。」と書かれているためです。

原本を無くすことは契約書に明記された保管義務を放棄したことになるため、保管が必要になります。

参考:契約書をスキャンしたものは有効とは言い切れない。契約書の取り扱いについて

次に#2と#3ですが、これは真正性を確保するために必要なポイントです。電子サインに限らず契約書で重要なのは「誰が」契約書に承諾をしたかということです。

紙の契約書に直接署名、或いは捺印をする行為がいいとされている理由は真正性が確保されるためです。
電子サインでも真正性が確保されていればいいため、その場合はお互いの会社が電子サインで合意することが契約書で書かれてあれば問題ありません。

海外における電子署名の法的有効性(台湾編)

次に海外の会社の電子サインにおける現状についてお話をしたいと思います。海外といっても色んな国があるので今回は Kdan の本社がある台湾の事例をご紹介したいと思います。

電子署名法第9条第1項の規定により、署名または印鑑の使用が法律で定められている場合において、双方の合意があれば電子署名での取引が可能です。台湾では日本と同様に契約の際に印鑑を使用しますが、この印鑑も電子化したもので問題ありません。

<参考:【2021年版】台湾における電子契約の有効性を徹底解剖!>

つまり台湾は日本と同様に電子署名は全く問題ありません。また、台湾は日本同様に契約の際重要なのは、契約をした会社或いは代表者が契約内容を承諾した意思を示す事であり、それが電子サインの形だろうと捺印の形だろうと真正性が確保されれば問題ありません。

ただし2021年4月現在、私の周りで電子サインを使用している会社は本当に少ないです。また、サインした契約書を PDF にしてそのままにしている事例もほとんどありません….
日本では行政による強烈な脱ハンコ化運動がありましたが、台湾ではコロナウイルスをうまく抑え込んだこともあり、電子サインが日本より普及していないのが原因かと思います….

また、少し余談ですが台湾では日本統治時代の名残からか印鑑が未だに色んな場面で使われてます。面白いのが台湾では実は印鑑よりも署名の方が効力が強いということです。
法律上は印鑑を使うのは署名できない場合なのですが、未だに皆印鑑を使っているのは過去の風習から中々抜け出せない事を表しているようです…

<参考:為什麼一定要帶印章?我簽個名不行嗎?>

まとめると、日本も台湾も契約の際重要なのは直筆の署名か電子サインかではなく署名した人の真正性が確保できる事とその署名を行った人に契約書の内容を承諾する意思があるか否かです。

署名した契約書をスキャンして PDF化して送るのが問題ないのは、メールをして契約内容に承諾した意思を示しているからです。

真正性が確保できる安全な電子サインが最強な訳

Dottedsign

契約書の署名において重要なのは真正性と承諾の意思というお話をしました。真正性が確保出来ればそもそも印刷をして捺印をしてスキャンして、PDFにして送るなんて面倒な事をする必要はありません。

電子サインを使って互いにサインしあってそのファイルを送れば実は法的な効力があります。

ただし、ここで一つ懸念が生まれます。電子サインは本当に安全か?ということです。例えばAさんの電子サインをBさんが勝手に改ざん、或いは模倣しないかという懸念です。

逆を言えば、電子サインを選ぶ上で重要なのはセキュリティと、誰がいつどこで電子サインを用いたかという記録です。次に、セキュリティが万全とわかれば大事なのは操作性です。電子サインで大事なポイントは真正性と承諾なので、複雑な機能は正直そこまで必要ありません。

ここでオススメしたいのが DottedSign です。

「DottedSign」はAATLの認証局である中華電信と連携することで、「DottedSign」電子サインサービスを通じてサインされたすべての文書が、中華電信「A+Sign」の審査証明を受けます。それにより、署名プロセスの改ざんを防ぎ、セキュリティ性が高まります。

<参考:電子サインサービス「DottedSign」がAATL認証に対応>

また、DottedSign では保存中または転送中のすべてのサーバー上のデータを暗号化します。DottedSign のセキュリティポリシーを見れば Kdan が如何にセキュリティを重視しているがわかります。

<参考:セキュリティポリシー>

誰が何をしたかという活動履歴も PDF にして全て閲覧が可能です。

監査証跡

最後に DottedSign の優れた操作性についてお話をします。DottedSign にログインをするとわかりますが、基本的な項目は3つしかありません。それぞれ『ドキュメント』、『検索』、『設定』です。

このうち、電子サインを行う場所は『ドキュメント』のみです。ITに疎い恒例の上長にも「一番左のドキュメントをクリックしてサインをすればいいです」と言えば迷わないでしょう。ユーザーの使いやすさを徹底して、究極まで削ぎ落とした結果、とてもシンプルな作りになりました。

Dottedsign設定画面

『ドキュメント』内の契約書は PDF にしてアップして、後は電子サインや電子印鑑を所定の場所に足すだけです。

PDF電子署名

電子サインや電子印鑑は『設定』部分で非常に簡単に作成することが可能です。

電子署名登録

いかがでしたでしょうか?PDF として届いた契約書はまさか捺印してスキャンしてそのままメールを送るだけで法的な効力があると思った方は少ないのではないでしょうか?

ただ、現在コロナ渦のご時世に会社に出勤して印刷して捺印、或いは署名をするのはかなり面倒かと思います。コロナが収束した後も面倒かと思います。

そこで今後は電子署名/電子サインという選択肢があることをこのブログではご提案しました。中でも DottedSign は抜群の使いやすさなので、是非この機会にご検討ください!

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