スマホを最大活用!電子サインの基本と今オススメのアプリ3選+感想

by | May 24, 2021 | DottedSignについて

こんにちは、Kdanライターの津山です!リモートワークの急速な広がりにより、仕事でスマホを活用する企業が増えてますね。私の会社でもたくさんのビジネスアプリを活用しています!

しかしスマホに電子サインアプリを入れている会社は、まだ少ないのではないでしょうか?電子サインアプリを入れることで、社内資料や稟議書にもスマホからサインができます。

圧倒的に業務が効率化できる上、今は無料の電子サインアプリもたくさん配信されており、気軽に試すことが可能です。

ですが、電子サインアプリの選び方は要注意です!なぜなら無料の電子サインアプリでは、暗号化や追跡機能がなく、法的拘束力が必要な書類には使えないケースが多いからです。

でも安心してください!そこは別の機能を持つ電子署名と組み合わせることで、全ての書類に対応させることができます。

そこで今回は、スマホで電子サインアプリを使いたいという方向けて、電子サインの基本知識、おすすめの無料電子サインアプリ3つと使ってみた感想、そして電子署名付き電子サインアプリ3つを紹介します!

今後スマホと電子サインを使って業務効率化を達成したい、という企業の方は必見の内容です!

電子サインとは

電子サインとは、電子形式の文書やフォームに対して行う同意または承認のサインで、紙文書の印鑑やサインに該当するものです。電子サインの中でも特になりすましや改ざん防止機能などを備え、最も厳格な法的規制に準拠した電子サインを電子署名といいます

電子サインは、インターネット上で作成された書類(電子文書)だけでなく、紙文書をPDF化した書類などにも署名ができます。電子サインを利用することで、業務の効率化やペーパーレス化、管理費用の削減など、様々なメリットを受けられます。

サイン

最近はリモートワークに伴う文書の電子化で、電子サインを利用する場面が多くなり、スマホやタブレットでも利用できるアプリがたくさん出てきました。

電子サインと電子署名

一言で電子サインといっても、セキュリティレベルや法的拘束力はサービスにより違います。

日本では電子署名法に定められている要件を満たした電子サインのみが正式な法的拘束力を持ちます。第三者との電子契約書や会社の公的な電子文書などは、必ず以下の要件(非改ざん性、本人性)を備えた電子署名を利用する必要があります。

電子署名法が定める電子署名の要件

  1.  当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。(非改ざん性)
  2.  当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。(本人性)

電子署名サービスは、電子文書を高いセキュリティレベルで守り、法的拘束力を与えるメリットがありますが、一方で、サービス費用が高い、署名の手間がかかるなどのデメリットもあります。

そのため、まずは自社で電子サインを使いたい書類をリストアップし、必要なセキュリティ要件や使用頻度を確認した上で、自社に最も適した電子サインアプリを選ぶようにしましょう!

とは言ってもどうやって選べばいいのかわからない!という担当者の方もいると思います。そこで次は、標準的な電子サインサービスから、最もセキュリティレベルが高い電子署名まで、今注目度が高いスマホアプリを中心に紹介します!

アプリ

オススメ電子サインアプリ3選

まずは無料で試せるスマホ用の電子サインアプリを3つ紹介します。いずれのアプリもAppleストアでレビューが300回以上、☆4つ以上を獲得しているので、無料でも安心して使うことができます!

実際にライターもダウンロードして利用したので、感想も参考にしてください!

PDF Reader(Android版、iOS版あり)

電子サイン

世界で1億回を超えるダウンロードを達成した台湾Kdan社のアプリ。デバイスを問わずPDFの閲覧と編集が可能。電子サインを簡単に作成できるほか、スマホで書面をスキャン&テキスト抽出することができる。Kdan ID取得で500MBのストレージが無料利用できる。サインに法的拘束力はなく、有料版には暗号化機能あり。電子署名が必要な書類にはDottedSign(有料版)の利用がおすすめ。

無料版利用枚数:無制限(iOS版は10枚)

電子サイン:手書き・テキストともに可能。ただし法的拘束力はない。

費用:無料(広告あり)

利用した感想:電子サイン機能だけでなく、ハイライトや下線なども追加できる上、セブンイレブンのプリンターにも連携しており便利です!(*ただし台湾のみの可能性あり)

Adobe Fill & Sign (Android版、iOS版あり)

電子サイン

PDFのAdobe社が提供する、PDFファイルや画像ファイルに直接記入して、手書きの署名やイニシャルが添えられるアプリ。Android版とiOS版があり、ユーザー登録が不要で使えるが、サインに法的拘束力はないため、個人利用や社内の議事録等のサインに向いている。法的拘束力が必要な書類にはAdobe Sign(有料)の利用がおすすめ。

無料版利用枚数:無制限

電子サイン:手書き・テキストともに可能。ただし法的拘束力はない。

費用:無料

利用した感想:機能は電子サインのみで一番シンプルですが、サイン登録機能もあり問題ありません。広告表示やユーザー登録が必要ないので使いやすいです!

PDF Expert(iOS版のみ)

電子サイン

iPhoneとiPadに特化したPDFファイルへの電子サインアプリ。オリジナルの電子サインを登録することで、一瞬でサインを完了させることができ、またAppleの全てのデバイスで同期される。ハイライト機能も充実しており、説明資料などにも活用できる。有料版の課金に関する案内がよく表示されるが、7日間は無料体験できる。

無料版利用枚数:記載なし

電子サイン:手書き・テキストともに可能。ただし法的拘束力はない。

費用:無料(広告あり)

利用した感想:電子サイン機能の他に、書面への画像のアップロードなどが無料でできます。独自スタンプも充実しておりプライベートでも使えそうです!

各スマホアプリとも有料版やグレードアップしたアプリがありますが、まずは使いやすさの確認のため、サブスクリプション(有料月額サービス)を始める前に、一度ダウンロードして実際に操作してみるのがおすすめです!無料版でも充分に便利さがわかると思います。

オススメ電子署名アプリ3選

もっと強力に保護されたサインを必要とする方に、電子サインアプリに追加して利用できる電子署名アプリも紹介します。以下のアプリは全てスマホやタブレットなどのデバイスでも署名ができます。

DottedSign

電子サイン

DottedSignは全てのデバイスから、迅速かつ安全な電子署名が可能。高いセキュリティレベルと監査確証にもなるトラッキング(追跡)機能を備えるほか、ワークフロー機能も充実。アメリカや欧州をはじめ、全世界のスタートアップ、中小企業から大企業、また個人でもチームでも利用されている。

月額費用:1ユーザーあたり47ドル〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

DocuSign

電子サイン

DocuSignは世界180か国以上、44言語で使用可能。時間、場所、デバイスに関係なく電子契約への署名捺印ができる。利用者ウェブサイトやスマホアプリ、カスタムワークフローなどへの埋め込みや接続が容易で、世界で50万社以上の企業に利用されている。

月額費用:1ユーザーあたり40ドル〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

Adobe Sign

電子サイン

AdobeSignは世界中で使われているAdobe製品の一つ。法的拘束力のある電子署名、自動化されたワークフロー、Adobe AcrobatDCとすぐに連携できる機能などを提供。

Microsoft365やDropboxなどにも連携可能で、大企業にとっても利便性が高い。

月額費用:1ユーザーあたり4,270円〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

いかがでしたか?皆さんもこの機会にスマホと電子サインアプリを活用して、更なる業務効率化を達成してくださいね!

このブログが、皆様のお役に立てば幸いです!

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