【導入前必見!】おすすめワークフローアプリ5選と注意すべきポイント

by | Apr 5, 2021 | DottedSignについて

こんにちは!Kdanライターの津山です。コロナでリモートワークが当たり前になり1年が経ちましたが、皆さんの会社では、すでにワークフローアプリを導入しているでしょうか?

ワークフローアプリはリモートワークの普及で急速に利用ニーズが高まり、今では多くの会社が業務管理や電子決裁のために、ワークフローアプリを利用しています。皆さんの中でも導入を検討されている企業は多いと思います。

しかし!ワークフローアプリは選び方と導入の仕方を間違えると取り返しがつかないことになります!

実際、私も以前の会社でシステムを更新する際、ワークフローアプリの選定と導入方法を誤り、なんと億単位で予算を超過してしまった上、使いにくいシステムができてしまいました。

そこで今回のブログでは、ワークフローアプリ導入時の注意点と、今おすすめのワークフローアプリ5選について皆様にお伝えしたいと思います!

現在、ワークフローアプリを導入しようとしている企業の皆様は必見です!

ワークフロー

 

ワークフローアプリでできること

ワークフローとは、会社の中で複数の人が関わる業務を、一つのルールによって決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図で表したものです。

ワークフロー

ワークフローアプリを使うことで、書類の作成、決裁、管理などの業務を電子化することができ、業務効率化に繋がります。

また他にも、業務プロセスの可視化、ペーパーレスによる印刷・保管コスト削減、内部統制強化などのメリットが有ります。

リモートワークが定着してきたこの機会に、ワークフローアプリを導入し、どんどん業務効率化を進めましょう!

 

ワークフローアプリ導入時の注意点3つ

次にワークフローアプリ導入時の注意点です。業務システム導入時にありがちなミスとして「システムが使いづらい!」「大幅に予算を超過してしまった!」などが挙げられます。

このような失敗を避けるために、絶対に注意したいことは以下の3点です。

 

① 現在の業務ルールを整理する

第一に、現在の業務ルールをしっかり定義しましょう。ルールが不透明なままアプリを導入すると、結局、社員が使いにくいシステムになってしまいます。

業務の流れを整理した後は、問題点の洗い出しをします。ワークフローで無駄作業が発生している場合は、業務を見直しましょう。

ワークフロー

 

② 自社がワークフローアプリで実現したいことを整理する

業務ルールを整理した後は、自社がワークフローアプリで管理したいことをリスト化し、優先順位をつけます。(例:業務改善効率が高い順にA→B→C、費用対効果などでもOK)

自社予算の範囲内で、優先度が高い項目から検討を始めることが重要です

 

③ ワークフローアプリのカスタマイズは厳選する

企業がワークフローアプリを導入する場合、カスタマイズは必須です。しかしカスタマイズしすぎて、予算を大幅に超過するケースが多く見られます。

導入費用を予算内に抑えるには、ワークフローの理想形に囚われず、柔軟に現在のワークフローを見直すことが大切です。まずアプリのデフォルト機能で対応できないか検討し、カスタマイズは最小限に抑えることをオススメします!

ワークフロー

 

おすすめワークフローアプリ5選

ワークフロー導入時の注意点が分かったところで、いよいよワークフロー導入について話したいと思います。

私はワークフローアプリを選ぶとき、以下の3点を特に重視します。

  1. 機能面(自社がワークフローアプリに求める機能を備えている)
  2. 価格面(自社の規模に見合った価格設定)
  3. 操作性(直感的な操作や、自社主要ソフトとの連携が可能)

この3つの基準から、元経理の私がお勧めしたいワークフローアプリを5つご紹介します!

 

機能面 でオススメ!ワークフローアプリ

サイボウズ Office:多くの業務をワークフローアプリで管理したい中小企業向け!

cybozu office

料金:1ユーザー / 月額 500円~(ユーザー数300名以上の場合は別途見積もり)

特徴:機能が豊富。電子申請・決裁ができるワークフローをはじめ、スケジュール共有、設備予約や掲示板、ファイル共有の機能が標準で使用可能。

無料トライアル:有

 

DottedSign:法的に有効な電子署名と、ワークフローを同時に使いたい方向け!

Kdan

料金:1ユーザー / 月額 550円前後〜(4.99USD~)

特徴:電子申請・決裁のワークフロー管理のみならず、電子文書の法的根拠となる電子署名や監査確証となる改ざん検知機能を備える。全てのモバイル・PCで、電子署名やセキュリティ確保まで幅広い対応が可能。

無料トライアル:有

 

価格面でオススメ ワークフローアプリ

SmartFlow: 小規模、低価格で導入したい企業向け!

SmartFlow

料金:1ユーザー / 300円~(20ユーザーまでは月額0円、ただし申請件数や保存容量に上限あり)

特徴:20ユーザーまでは無料で使える。申請書のテンプレートが豊富。またSlackやLINE WORKSなどと連携しており、特に小規模会社にとっては利便性が高い。

無料トライアル:有

 

操作性でオススメ ワークフローアプリ

ジョブカン:グローバルな社員が多い企業向け! 

料金:1ユーザー / 300円~(ユーザー数500名以上の場合は別途見積もり)

特徴:社内のあらゆる申請書をクラウド管理できる。低価格ながら導入実績は4,000社以上で、GoogleアカウントやAmazon business、クラウドサインとの連携も可能。画面内の文言は全て英語変換が可能。

無料トライアル:

 

rakumo:Googleを活用している企業向け!

ワークフロー

料金:1ユーザー / 300円

特徴:Google Workspace と連携しており、人事異動による申請経路のメンテナンスも簡単。またGoogle Driveとも連携しており、稟議や決裁に必要な書類も簡単に添付できる。

無料トライアル:有

 

多様な業務を一つのアプリで管理したい場合はサイボウズ Office、電子署名もできるアプリならDottedSign、シンプルに安く使いたい場合はSmartFlowなどがお勧めです。

ワークフロー

ただし自社の目的により使い勝手は異なります。今回紹介した5つのワークフローアプリは全て無料トライアルができますので、トライアルを活用してぜひ自社にあったワークフローアプリを見つけてくださいね!

このブログが、ワークフローアプリ導入を検討している皆様のお役に立てば幸いです!

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