【今さら聞けない】契約ワークフロー管理の基本と選び方のポイント3つを徹底解説

by | May 27, 2021 | DottedSignについて

皆さんこんにちは!Kdanライターの津山です。

日本ではリモートワークの導入で、対面で仕事をする時間が短くなっていますが、契約書のワークフロー管理はちゃんとできてますか?

私は以前経理として働いていたので、契約書は締結前に必ずチェックする必要があり、机の横に契約が山積みになっていたことを今でも覚えています…。とにかくハンコを押す欄が多くて、ワークフローの管理が本当に大変でした!

契約書の承認をもらうために、上司の出社予定を1ヶ月前から確認したり、契約締結後も、どのフォルダに保管したらいいのか試行錯誤したり、本当に契約書の締結は大変な作業です。きっと、同じような悩みを抱えている企業の担当者も多いのではないでしょうか?

そんな皆さんにぜひ使っていただきたいのが、契約ワークフローを一元管理できるサービスです!

今回は、契約書の管理に悩まされている企業の方々に向けて、契約書の基本知識と、契約ワークフロー管理サービスの3つの選定ポイントを、徹底解説したいと思います!

この5分で契約書の基本からワークフロー管理まで全ておさらいして、契約書の煩わしい管理から解放されましょう!

ワークフロー

契約書の意義と役割

まず初めに、なぜ契約書を作成するのかについて簡単に説明します。日本の法律上、ほとんどの契約は口頭でも成立し、必ずしも契約書を締結する義務はありません。ではなぜ契約書が必要なのでしょうか?

それは「権利・義務関係を明らかにするため」です!

契約書は、契約者同士の意思を明確に示す証拠になります。権利・義務を明確にすることで、誤解や言い争いが発生するのを防ぐとともに、万が一、契約者同士が裁判になった時は重要な資料にもなります。

そのため、契約書を締結するときには、「いつまでに(期間)、いくらで(金額)、相手に何をしてもらい(義務)、自分が何をするのか(義務)」ということを明確にすることをおすすめします!

これらの情報に加えて、万が一のために、契約を中止したときや、損失が起きたときの負担についても、できる限り記載しておくことをお勧めします!

契約

契約ワークフロー5つのステップと注意点

次に契約案件の発生〜保管までを、5つのステップに分けて徹底解説します!

契約フロー
※ライターの経験をもとに自作

(1) 契約案件の検討

契約案件が発生したとき、まずは担当部署が内容の検討をします。基本的なチェックポイントは以下の5つです。このとき、自社に不利な部分がないかどうか、法務や弁護士のチェックを入れることをお勧めします。

確認すべきポイント5つ

①目的

②仕事(権利・義務)の内容

③条件、期限

④費用

⑤解除、損害賠償

(2) 契約案件の稟議書作成

中〜大企業の場合、契約締結の前には、内容についての稟議書を作成して他の関連部署(法務、経理など)や代表者に意思確認をします。これをただのハンコリレーと考えず、各部署が責任を持って相互チェックする仕組みを作ることが大切です。

また関係者の出張などで、一番時間がかかる部分でもあります。事前にスケジュールを確認し、余裕を持ってワークフロー管理することをお勧めします!

(3) 契約書作成、相手への確認

稟議が通ったら、契約書を作成し、取引先にも内容の確認をお願いします。

もし契約書を取引先が作成する場合、成果物の帰属や準拠法が不利に記載されている場合が多いので、内容の確認には特に注意することをお勧めします。

(4) 契約書のサイン

内容について問題ないことが確認できたら、代表者のサインをもらいます。紙資料の場合、サインに日数がかかることや印紙の貼り間違いなどのリスクがあるので、十分注意しましょう。

また電子契約の場合は、なりすましや改ざんなどのリスクがあるので、契約書の法的根拠を守るためにも、セキュリティに強い電子署名システムの導入をおすすめします!

(5) 契約書の保管

代表者同士のサインが完了したら、契約書を保管します。契約書は一旦締結したら終わりではなく、状況の変化に応じて随時見直しをします。そのため、いつでも、誰でも、迅速に探せるように、保管のルールを決めておくことが重要です。

電子契約の場合は、電子署名サービスを提供する会社が保管・検索サービスを一緒に提供している場合も多く、一緒に活用すれば保管の手間が大幅に削減できます。

契約の発生から締結までには多くの関係者が関わっています!リモートワークが導入され、対面での管理が難しくなった現在、契約書そのものを電子化し、場所を選ばずワークフロー管理ができる電子契約サービスを導入する会社が増えているのです。

契約

契約ワークフロー管理システム選定ポイント3つ

次は、契約ワークフロー管理システムの選定ポイント3つです!紙資料をPDFなどにするケースと、最初から電子契約を作成するケースで若干異なりますので、自社に合った方を参考にしてください!

マルチデバイスへの対応

契約書管理を効率的に行うためにはスマホやタブレットで利用可能かどうか、が重要です。モバイルでも閲覧、編集ができれば、外出先でも契約をスピーディに締結することが可能になり、ワークフロー管理の効果が最大限に発揮できます!

モバイル

電子署名への対応

最初から電子契約を利用したい企業は、契約ワークフロー管理に加え、電子署名も合わせて提供しているサービスを選ぶことをお勧めします。

なぜなら、電子署名を使わないと、電子契約の法的有効性とセキュリティを守ることが難しくなるためです。電子署名については過去のブログで詳しく説明しておりますので、こちらも参考にしてください!

文書管理システムの有無

紙の契約書をPDF化する場合、契約書をネット上にアップして管理できるサービスも重要です!なぜなら、自社のファイルサーバでは電子帳簿保存法の保存要件を満たせない場合があるからです。

そのため、ワークフローシステムを選ぶときには、検索機能やバージョン管理機能を持つ文書管理システムの有無についてもしっかり確認しておきましょう!

文書管理

おすすめ契約ワークフロー管理システム9選

マルチデバイス対応なら絶対この3社!

DottedSign

電子署名

DottedSignでは全てのデバイスから利用可能な契約ワークフロー管理サービスと、法的拘束力のあるクラウド型の電子署名を提供。モバイルの利便性が高いだけでなく、契約プロセスの自動化機能や、監査確証にもなるトラッキング(追跡)機能もあり、操作性のよさと安全性を兼ね備えている。アメリカや欧州をはじめとし、全世界のスタートアップ〜大企業まで幅広く導入されている。

月額費用:1ユーザーあたり47ドル〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

DocuSign

電子署名

DocuSignは世界180か国以上、44言語で使用可能で、利用者のウェブサイトやスマホアプリ、カスタムワークフローなどへの接続が簡単に実現できる点が魅力。法的拘束力のあるクラウド型の電子署名を利用し、時間、場所、デバイスに関係なく電子契約への署名捺印ができる。世界で50万社以上の企業に利用されている。

月額費用:1ユーザーあたり40ドル〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

Adobe Sign

電子署名

Adobe Signは世界中で使われているAdobe製品の一つ。自動化されたワークフロー管理、法的拘束力のあるクラウド型の電子署名、Adobe Acrobat DCとすぐに連携できる機能などを提供。Microsoft 365やDropboxなどにも連携可能で、大企業にとっても利便性が高い点が魅力!

月額費用:1ユーザーあたり4,270円〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

電子契約のセキュリティを最大限守りたい人にはこの3社!

GMOサイン

電子署名

サーバーインフラ事業25年以上で培ったサーバー運⽤ノウハウと高いセキュリティ技術力が特徴。2種類の異なるセキュリティレベルの電子署名サービスを提供し、かつ社内の承認を経てから押印する、双⽅の署名が完了した⽂書を回覧するといった押印ワークフローも充実!オプションも豊富で、基本機能と組み合わせることで自社に必要な機能を備えることが可能。

月額費用:9,680円〜(ユーザー数無制限、いくつかの機能はオプションとなる)

WAN-Sign

電子署名

日本通運グループが提供する、GMOインターネットグループと共同開発した電子契約サービス。ワークフロー契約管理、内部統制対応など必要な機能が全て標準機能として実装されているほか、2種類の異なるセキュリティレベルの電子署名方式に対応している点も強み!日本の大手企業でも多くの採用実績がある。

月額費用:10,000円〜(ユーザー数無制限、いくつかの機能はオプションとなる)

イースタンプ

電子署名

ワークフロー管理はもちろん、基本機能として2種類の異なるセキュリティレベルの電子署名に対応しているほか、手書きサイン機能の利用や、過去の紙契約書も一元管理できるクラウド保管サービスもまとめて提供している。サポート体制も充実しており、オプションで取引先への説明代行サービスなども提供している。

月額費用:要問い合わせ

紙契約書でも安心!文書管理サービスが強みの3社!

クラウドサイン

電子署名

日本の法律に特化したサービス。電子契約の場合はクラウド型電子署名とワークフロー管理機能を利用できる。紙契約書派の企業に向けて、クラウドサインSCANというサービスを提供しており、面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまでを全て代行してくれる。

月額費用:10,000円〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プラン)

※クラウドサインSCANについては要問い合わせ

BtoBプラットフォーム契約書

電子署名

BtoBの契約書に特化しており、高い法的拘束力が確保できる当事者型と呼ばれる電子署名サービスを提供。契約ワークフローを管理する機能があるほか、紙契約書と電子契約を一括管理できるサービスを提供しており、全ての契約書を取引先別/タグ別/期限別などで簡単に把握することができる。

月額費用:10,000円〜(ユーザー数無制限、いくつかの機能はオプションとなる)

※文書管理サービスを含む場合は30,000円〜

NINJA SIGN

電子署名

弁護士監修の電子契約システムで、作成、締結、管理までトータルサポートしている。当事者型の電子署名を採用し、高い法的拘束力が確保できるほか、ワークフロー管理やテンプレート登録などのサービスも提供!さらに、紙契約書と電子契約の一元管理が可能な文書管理システムも提供している。

月額費用:1ユーザーあたり3,300円〜(ユーザー制限あり、ユーザーが多い場合は別プランになる)

※文書管理サービスを含む場合は50,000円〜

いかがでしたか?どのシステムも全て無料体験が可能ですので、ぜひトライアルして自社に合った契約ワークフロー管理システムを見つけてくださいね!

最後に、このブログが皆様のお役に立てば幸いです!

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