在宅勤務を支える電子署名とその他便利なツール3選

by | Apr 26, 2021 | 活用方法

こんにちは、Kdan ライターの佐藤です!

これをご覧の多くの方は2020年から結構在宅勤務をされていると思います。在宅勤務は今後緩和されることはあっても、個人的には在宅勤務と会社勤務を混ぜるような働き方は今後も止まらないと思っています。

その理由は在宅勤務が始まった背景を調べればわかります。(後ほどこのブログで触れます)

在宅勤務が始まった事で通勤ストレスがなくなった一方、業務上で様々な不便が生じた事も事実です。例えば稟議書や紙の業務の承認です。

そこで電子署名が急速に普及していますが、「えっ、うちの会社では誰も電子署名を導入してないんだけど…」と思った方!ご安心ください!恐らく大多数の会社は未だに電子署名を導入していません(苦笑)

でも、たった1枚の紙の承認のために会社に行くってものすごく非効率ですよね?なんとか上司を説得して電子署名を導入させたいものです。

そこでこのブログでは、電子署名の導入を上司や会社に促すために必要な電子署名にまつわる生産性や仕事効率向上のお話をし、更に電子署名と一緒に使うと生産性が更に上がる便利なツールをご紹介します!

そもそも在宅勤務って何?いつから始まっていつまで続くの?

冒頭でもお話をしましたが、在宅勤務は今後もなくならないと思っています。

その理由をお話するために在宅勤務が始まった背景からお話をしたいと思います。リモートワークはそもそもインターネットが誕生した1980年より前からありました。

産業革命以前は誰もが自分の家で仕事をしていました。革職人や陶芸家などは自分の家に工房を構え、自分の家をお店として使って商品を売っていました。

しかし産業革命が起こると大量に物を作る必要性が生まれ、工場ができました。工場が出来たら機械を動かす人間が必要になり、人が一つの場所に集まって仕事をするようになりました。
以前は一つの場所に人が集まる事で仕事が成り立ったため、人々は通勤をしていました。

しかしインターネットと WIFI が普及し、人々は1つの場所に集まらなくても仕事が成り立つようになりました。つまり現代ではあまり集まる必要がありません。

歴史的に見て、人は集まる必要があれば集まり、集まる必要がなければ集まらないのです。

また、一度在宅勤務を味わった人々は在宅勤務を社員にさせない会社に対して、嫌悪感さえ抱いてしまいます。例えばある調査結果によると、一度リモートワークを経験した人のうち、90%は今後のキャリアでもリモートワークをどこかで続けたいと思っているようです。

ただし私は人が1つの空間に集まって意見を交わしたり交流したりすることは必要と思っているので、今後は在宅勤務とオフィスワークのハイブリッドモデルが増える気がします。

そうするとオフィスは今後1ヶ月単位の契約よりも使った日数に合わせて請求する形、または同じ空間をシェアする形が増える気がしています。

<参考:The History, Evolution and Future of Remote Work.>

在宅勤務で解決できない問題は?

今後も増えることが予想される在宅勤務ですが、もちろんいいことばかりではありません。次に在宅勤務が抱える問題点をいくつか挙げていきたいと思います。

・セキュリティ対策
・業務の進行状況の理解
ペーパーレス化 (稟議書、経費精算書等)
・労務管理/勤怠管理

まず、セキュリティ対策が課題となります。従業員に対して、公衆の WIFI に接続しないよう指示をしつつ、自宅の WIFI のセキュリティが万全であることを確認する必要があります。

また、従業員が皆家にいると何をしているかわからないので、業務の進行状況の理解が難しくなります。
そのほか、家で仕事をすると社員はどこまで仕事をすればいいかわからなくなり、残業や勤怠管理はどうなるか疑問が生まれます。

ではどうすればこれらの問題を解決できるか?電子署名です。電子署名が鍵になります。その理由をご説明します。

<参考:在宅勤務のデメリットとは?注意点と対策、メリットや導入ポイントを解説>
<参考:自宅にいながら業務が可能な「在宅勤務」。課題や問題点は?>

電子署名が解決してくれること

上で挙げた問題点ですが、電子署名を使えば全て解決できると思っています。

「えっ、電子署名だけで勤怠管理が出来るわけないじゃん」と思った方も多いと思います。

もっと具体的に言うと、電子署名とERP や CRM のソフトを使うと、上で挙げた問題はほぼ全て解決できます。
例えば業務進行管理ソフトを使い、タスクが終了したことを承認するとき電子署名を使うとそこには承認した確実な証拠が残ります。

勤怠管理や残業申請、経費の精算も『電子署名』というツールが加わればオフィスにいる時と何ら変わらない形で業務を遂行できます。
ではその肝心の電子署名を選ぶときのポイントですが、私は2つあると思っています。

一つ目がセキュリティ、そしてもう一つが他のツールとの連携です。

セキュリティも他ツールとの連携も抜群な DottedSign

DottedSign は台湾に本社を構えるKdan が開発した電子署名のサービスです。優れた UX/UI と日中英のマルチリンガルな対応で、台湾ではすでに300社以上に導入されています。

使ってみるとわかりますが、メニューが極限まで簡素化され、本当にシンプルで使いやすいです。

Dottedsign

また、Kdanが提供するDottedSignでは全ての電子署名の契約プロセスを記録し、暗号化通信をしているため、利用者が安心して利用できるセキュリテイ体制が整っています。

DottedSign のトラッキング(監査証跡)機能は、受信者から署名をした人まで、いつ誰がオンライン上で何をしたか詳細に記録されます。
またサインした箇所は不正開封防止機能によって保護され、サイン後の契約書に変更が加えられると、瞬時にアラートが表示されます。

監査証跡

更には DottedSign の API を使えば、幅広いソフトとの連携が可能です。DottedSign の電子署名のサービスを業務管理や勤怠管理に導入をすれば、在宅勤務の仕事が捗ります。

しかも DottedSign のサービスのいいところはリーズナブルな価格です。有料版である『ビジネスプラン』は一見高く見えますが、5ユーザーまで使えるので、1ユーザーあたりの金額で換算すると他のツールよりも比較的にリーズナブルなのがわかります。

電子署名に関する数字

次に、電子署名が導入されると、どんないいことが起こるか最新の数字をいくつかご紹介したいと思います。

  1. 管理費が55%から最大で78%節約

研究によると電子署名を使うと55%~78.62%の管理費の節約に繋がるそうです。この理由はペーパーレスによる紙の削減のみならず印刷時に使われるインクやプリンターの費用も指します。

2. 顧客からのサインバックが80%早まる

調査によると、顧客から紙の契約書に署名をしてもらう場合、通常は5日ほどかかるのに対して、電子署名だと37分ほどで済んだそうです。つまり電子署名の方が従来のやり方より80%早く顧客からサインバックがもらえることを示唆します。

3. ファイル紛失率が66%低下

Finances Online によると、電子文書署名のサービスを提供することで、「ファイルを紛失した」というシナリオが66%減少するそうです。

4. 生産性が85%アップ

電子署名を採用した企業では、生産性が85%向上したという結果が出ています。この理由は書類の印刷、発送、整理などの事務作業にかかる時間の短縮が理由です。

<参考:[Statistics]: What E-Signatures do for Your Customer’s Experience & Your Bottom Line>

電子署名と一緒に使うと超絶便利なツール3つ

最後に、電子署名と使うと在宅勤務が更に捗るツールを3つだけ紹介してこのブログを終えたいと思います。

一部『【海外起業経験者厳選】海外で本当に使えるビジネスツール5選』のブログで紹介した内容と重複しますが、在宅勤務で本当に便利なので、ぜひご検討ください!

1. Slack/Chatwork

在宅勤務をきっかけにチャットツールを導入した企業は多いのではないでしょうか?Slack や Chatwork はチャットツールの代表格ですね。私の会社では Slack を積極的に活用しています。

チャットツールで稟議書や経費の精算書を送り、電子署名でサインをして送り返せばオフィスにいた時となんら変わらないタイムラグで業務を遂行できます。

2. Trello

Trello は業務管理の代表的なサービスです。現在進行形のタスクや終わったタスクを全て可視化できます。Trello とDottedsign を一緒に使えば、誰が何を終えて、誰がそのタスク終了を承認したか可視化できます。

例えばタスク終了後、上長に電子署名で承認をしてタスクを終わらす流れにすればオフィスにいた時と同じプロジェクト管理ができます。

3. Google Drive (Google workspace)

最後に Google workspace をご紹介します。現在自社のメールをGmail と繋げている会社は多いのではないでしょうか?そんな時に便利なのが Google Drive (クラウドストレージ) や、Googleシート等です。

重要な書類を Google drive 上にアップし、URL を共有してファイルをダウンロードしてもらった後に電子署名でサインをすればわざわざオフィスに行く必要がありません!

以上Kdan ライターの佐藤より、在宅勤務を支える電子署名という選択肢と、その電子署名と一緒に使うと色んな相乗効果があるツールのご紹介でした!

DottedSignをご検討中の方

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